5 công cụ hàng đầu để vận hành một team affiliate.

Thời đại luôn thay đổi.

Những affiliate hàng đầu không phải là chiến binh đơn độc, một mình làm tất cả. Họ là những công ty lớn mạnh, với nhân viên toàn thời gian, trợ lý ảo, nhân viên media buyer làm việc tại nhà.

Một vấn đề của việc xây dựng team đó là khó khăn trong quản lý. Bạn phải phân công nghiệm vụ, lãnh đạo nhân viên, và làm công việc của mình. Để chế ngự sự hỗn loạn, tôi đã sử dụng hệ thống và công cụ.

Hệ thống và công cụ cho phép tôi giảm thời gian các hoạt động kinh doanh. Tôi có thêm nhiều thời gian để nghĩ về chiến lược và cách phát triển công ty.

Các công cụ có quan trọng không? Đương nhiên là có.

Giống như búa và đinh. Đóng đinh bằng búa sẽ dễ hơn đóng đinh bằng tay rất nhiều.

1. Teamwork.com (Team Project Manager)

Tôi đã dùng hầu hết các hệ thống quản lý dự án, và teamwork.com là cái tôi thích nhất.

Tôi thích vì nó đơn giản và hiệu quả.

Một vài tính năng khác.

Tương thích: Tương thích với Dropbox, google document, spreadsheet…

Notebooks: Tôi có dự án tên là Mobile Marketing. Thì nhân viên có thể dễ dàng truy cập các note và hệ thống.

Bảo mật: Tôi có thể phân quyền truy cập. Ông nào làm mobile chỉ được xem các tài nguyên về mobile. Ông nào quản lý website thì chỉ được xem các tài nguyên website.

Nhiệm vụ: Cột mốc, nhiệm vụ nhỏ, nhiệm vụ lặp lại, nhiệm vụ ưu tiên, theo dõi thời gian… thiết lập cái nhiệm vụ đó rất thú vị.

Đăng ký dùng thử nhé. Tôi đang dùng gói $49.99 một tháng.

Phần mềm tương tự:

Basecamp
Asana
Jira

https://basecamp.com/
http://www.asana.com/
https://www.atlassian.com/software/jira

2. Kanbanery.com (Kanban Tool)

http://www.kanbanery.com/

Kanban là hệ thống lập kế hoạch, thiết kế bởi những người ở Toyota vào những năm 1940.

Tôi bắt đầu dùng nó 2 năm trước, làm thay đổi cả trò chơi của tôi.

Tôi dùng nó làm công cụ bổ sung cho Teamwork.com. Đầu tiên, tất cả các công việc cần làm sẽ để trên Teamwork. Và mỗi tối chủ nhật, tôi đặt ra các nhiệm vụ cần làm và cho vào kanbanery.

Lợi ích:

Giới hạn số công việc: Làm nhiều việc một lúc là không tốt. Tôi đặt ra luật là chỉ được làm một công việc một lúc, và công cụ này giúp tôi đạt được điều đó.

Dễ theo dõi: Tôi không cần hỏi John xem anh ta đang làm gì. Tôi có thể nhìn vào Kanban và biết ngay anh ta đang làm gì, và những nhiệm vụ đã làm xong của John.

Phòng ngừa tê liệt phân tích: Khi tôi có quá nhiều việc cần làm, tôi bị quá tải và không biết làm gì nữa. Ví dụ, khi nhìn số lượng dự án lớn trên Teamwork đã làm tôi hoa mắt chóng mặt. Và sau khi dùng kanban để tự giới hạn, tôi thấy dễ thở hơn.

Tôi đã test khoảng 15 công cụ, và tìm được thằng Kanbanery. Nhanh chóng, đơn giản, và cái giá $8 một tháng là hoàn toàn xứng đáng.

Đây là một vài ví dụ.

Bí quyết: Có có 3 cột chính To do, doing và Dong. Có nghĩa là Cần làm, Đang làm, Đã xong. Và tôi mở rộng nó thành 5 cột: Hàng tuần, hôm nay, đang làm, giao việc, xong.

Bí quyết: Bạn thấy đấy, có chữ MIT ở trước vài task. Có nghĩa là MOST IMPORTANT TASKS – Công việc quan trọng nhất. Khi tôi nhìn vào danh sách công việc, tôi sẽ làm cái đó trước.

Bí quyết: Nếu bạn có văn phòng. Thì dùng một cái màn hình TV lớn, có loa. Cho bảng kanban lên màn hình để ai cũng có thể nhìn thấy.

Công cụ thay thế: Trello.
http://trello.com/

3. HipChat.com (giao tiếp với nhân viên)

https://www.hipchat.com/
Skype làm giảm hiệu xuất.

Lúc đầu tôi dùng Skype để trao đổi với team. Chúng tôi tạo ra nhiều group và nhắn tin với nhau cả ngày. Và tôi thấy Skype liên tục làm tôi sao nhãng. Một người bạn chào hỏi, trả lời qua lại và mất cả 30 phút.

Nên tôi cần một công cụ giao tiếp dành riêng cho team. Và trên internet họ giới thiệu HipChat rất nhiều. Tôi dùng nửa năm rồi.

Đây là vài lý do mà tôi thích thằng HipChat.

➣Paste link, paste hình ảnh, tự động hiển thị hình ảnh.

➣Tự động lưu link và file để dễ truy cập.

➣Tạo nhiều phòng chat, bạn cho phép ai truy cập thì người ấy được truy cập. Tôi tạo phòng chat chào mừng “general”, tạo phòng chat riêng cho những người chạy được mobile. Và tôi còn chat riêng với trợ lý ảo (họ không được truy cập vào phòng chào mừng).

➣Thông báo. Tôi không kiểm tra thông báo liên tục. Bao giờ tôi thấy có email thì tôi sẽ đọc.

➣Hipchat tương tác tốt với nhiều công cụ khác.

Lưu ý: Năm 2019 thì HipChat đã dừng, và họ chuyển sang cung cấp một số công cụ để kết hợp với Slack. Phần mềm Slack dùng rất tốt, mạnh hơn hipchat, tôi sẽ có bài viết khác để giới thiệu.

4. Dropbox.com (Lưu tài liệu)

Không cần giới thiệu nhiều, ông dropbox này khá nổi tiếng rồi. Team của tôi toàn dùng dropbox để gửi file.

Nhớ là bạn cần bật bảo mật 2 bước nhé. Khi bạn bật bảo mật hai bước. Nếu có người biết mật khẩu của bạn, khi bạn truy cập vào tài khoản của bạn thì họ sẽ phải nhập thêm mã xác nhận. Và nếu có người truy cập tài khoản của bạn từ một thiết bị lạ, bạn sẽ nhận được email hoặc tin nhắn chứa mã code. Tôi dùng cái này cho Dropbox, Evernote, Gmail, Bitcoin.

Đây là cách tôi sắp xếp dropbox.

Level 1: Thư mục chính – Lấy tên công ty đặt cho nó.

Level 2: Thư mục công ty – Tôi chia ra thành nguồn traffic.

Level 3: Verticals – Ngách sản phẩm.

Level 4: Quốc gia.

Level 5: Mẫu quảng cáo của đối thủ, landing page đối thủ, mẫu quảng cáo tôi đang dùng, landing page tôi đang dùng.

Nếu bạn chạy ít chiến dịch thì không cần nhiều level như tôi đâu.

Tôi thấy mình càng ngăn nắp, thì càng làm việc nhanh chóng.

Phần mềm tương tự: Google Drive.

5. Zapier.com (tự động hóa)

https://zapier.com/app/dashboard

Công cụ này quá tốt.

Zapier là để kết nối các apps lại với nhau. Bạn sẽ đặt cho nó vài “luật”, và khi có đủ điều kiện, nó sẽ tự động hành động.

Dưới đây là vài ví dụ cho dễ hiểu.

➣Nếu bạn có một blog, bạn có thể thiết lập Zapier cho nó liên kết giữa blog và mạng xã hội. Mỗi khi bạn đăng một bài viết lên blog, Zapier sẽ tự động đăng bài viết lên Facebook, twiter…

➣Tôi dùng Zapier để làm vài thiết lập giữa Facebook và Dropbox. Mỗi khi có người tags tôi vào bức ảnh, Zapier sẽ tự động tải ảnh và gửi vào thư mục Dropbox.

➣Tôi còn dùng Zapier để thiết lập giữa Gmail và Evernote.

Tôi dùng Zapier vì tôi muốn đơn giản hjoas quy trình công việc và phân công nhiệm vụ. Hồi trước, khi chưa dùng Zapier, tôi phải tạo quy trình công việc ở Kanban và Gửi thông báo đến nhân viên qua HipChat.

Lưu ý: Năm 2019 thì dùng slack thay thế cho Hipchat.

Bây giờ thì nhanh rồi. Sau khi tôi thiết lập công việc cho nhân viên A, Zapier sẽ tự động nhắn tin với cô ta qua HipChat. Khi cô ta làm xong, tôi sẽ nhận được thông báo.

Cái hay ở đây là ta không cần lập trình viên để giúp kết nối các ứng dụng. Chỉ cần chọn 2 apps bạn muốn kết nối, là ok.

Quy trình dự án.

Tôi thường tạo quy trình dự án như vầy:

1. Dùng mindmap để vẽ ra chiến dịch và công việc.

2. Đem chiến dịch và công việc đó lên Teamwork.

3. Mỗi tối chủ nhật, tôi sẽ tạo công việc cần làm trong tuần và đem nó lên Kanban.

4. Quản lý các chiến dịch và công việc hàng ngày qua Kanban.

Quản lý team từ xa so với quản lý team trực tiếp.

Các công cụ bên trên là là để quản lý team từ xa, đó là các nhân viên ở các địa điểm khác nhau.

Vậy sẽ quản lý như thế nào khi team bạn làm việc trong cùng một văn phòng? Tôi thì sẽ thiết kế cách quản lý giống như điều khiển từ xa vậy.

Tôi du lịch rất nhiều, và hệ thống vẫn hoạt động ngay cả khi tôi đi vòng quanh thế giới, mút giờ khác nhau. Tôi có thể truy cập vào các task mỗi khi tôi muốn, và team có thể làm việc khi họ muốn. Tôi không phải đợi đến khi họ thức dậy rồi chát với họ qua Skype.

Vậy cho dù nhân viên của bạn có chuyển đến thành phố khác, thì bạn đã có hệ thống để anh ta có thể làm việc từ xa.

Hãy viết rõ ràng mọi thứ ra cho dễ làm. Nếu bạn đi tới bàn làm việc của anh ta vào dặn dò công việc, thì anh ta có thể quên đấy.

Đã bao giờ bạn giao cho người khác một nhiệm vụ, nhưng bạn lại giải thích sai? Bạn nhớ rằng mình hướng dẫn kiểu này, nhưng nhân viên lại bảo rằng bạn chỉ họ kiểu khác. Với hệ thống trên, tôi ghi lại tất cả các đoạn hội thoại và chúng tôi có thể xem xem chỗ nào bị sai. Nếu hướng dẫn chưa rõ ràng, thì tôi sẽ cải thiện nó trong tương lai.

Kết luận.

Nếu bạn là người mới, thì dừng để bài viết này dọa sợ. Hãy coi đó như một món quà vì tôi đã tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc để test rồi mới viết được.

Bắt đầu nhỏ thôi, từ từ bạn sẽ phát triển.

Vài năm trước khi tôi bắt đầu, tôi chỉ dùng Skype và email. Lúc đó, tôi vẫn làm việc với hệ thống quả mình, liên tục phát triển nó. Hình như là một năm, tôi tạo được một hệ thống tốt hơn, cái hiện tại thì lỗi thời. Mục tiêu là bạn phải phát triển và cải thiện liên tục.

Ghi chú cuối cùng: đừng tốn thời gian để tìm ra công cụ hoàn hảo. Bạn không thể đá bóng giỏi ngay lập tức chỉ với đôi giày hay cái áo. Đừng tốn thời gian tìm công cụ hoàn hảo, bạn còn phải luyện tập. Tôi thấy nhiều người tự làm bản thân phân tâm khi cứ tìm công cụ thay vì tập trung làm việc thật sự.

Nguồn: charlesngo.com

Scroll to Top